Finanzen und noch mehr - Zum Bereich gehören auch Lizenzmanagement und Einkauf
Der Fachbereich Finanzen & Administration der Schörghuber Corporate IT gliedert sich in die drei Teams Finanzen & Controlling, Lizenzmanagement und Einkauf. Zu den rund 300 Produkten im Katalog des internen IT-Dienstleisters zählen Hard- und Software ebenso wie Lizenzen und Dienstleistungen. Die Schörghuber Corporate IT ist Teil der Schörghuber Unternehmensgruppe. Das Familienunternehmen ist in den Bereichen Bauen & Immobilien, Getränke, Hotel und Seafood tätig. Zu den Kunden der Schörghuber Corporate IT GmbH zählen beispielsweise die Paulaner Brauerei oder Hotels der Marken Aloft, Sheraton und Westin.
Für seine Kunden erbringt der Fachbereich verschiedene Dienstleistungen:
- Verhandeln und Verwalten der IT-Verträge
- Sicherstellen der Compliance und rechtskonformen Nutzung der Lizenzen
- Bestellen der Hard- & Software sowie Lizenzen und Mobilfunk-Karten
- Kalkulieren der einzelnen Produkt-Preise für die interne Verrechnung
Die Schörghuber Corporate IT verwaltet rund 300 Produkte. Pro Produkt muss transparent abgerechnet werden. Der regelmäßige Abgleich der Nutzer mit den eingestellten Lizenzen ist daher ein Muss.
Synergie-Effekte in einem vielfältigen Umfeld nutzen
Bei der Ausschreibung von gruppenweit verwendeter Hardware, beispielsweise Druckern, müssen unterschiedliche Anforderungen beachtet werden. Wo möglich, standardisiert die Schörghuber Corporate IT daher ihr Angebot, um Synergie-Effekte zu nutzen. Bei der Umstellung der Verträge für Mobilfunk, Festnetz und WAN-Leitungen auf einen anderen Anbieter sorgten drei Kollegen dafür, dass 2.000 SIM-Karten ausgetauscht und die dazu gehörenden Verträge vereinheitlicht wurden. Den Umstand, dass die Schörghuber Corporate IT Teil eines Familienunternehmens ist, bewertet Abteilungsleiter Patrick Meyer positiv. „Das Umfeld ist sehr vielfältig und insofern angenehm, als das man aus kaufmännischer Sicht nicht rein von Quartal zu Quartal denkt.“
„IT-Lösungen sind essenziell für den Unternehmenserfolg. Unterschiedlichste Geschäftsprozesse der gesamten Gruppe werden durch stetig wachsende Systeme unterstützt. Das damit einhergehende Kostenwachstum effizient zu gestalten, ist eine spannende und dauerhafte Herausforderung.“
Patrick Meyer
Abteilungsleiter Finanzen & Administration
Transparenz im Lizenz- und Vertragsmanagement gewährleisten
Die Clients und Server in allen Unternehmensbereichen benötigen Lizenzen. Im Rahmen des Lizenz- und Vertragsmanagements werden Verträge digital und transparent verwaltet sowie Lizenznachweise und Lizenzschlüssel abgelegt. Sämtliche Verträge, auch zu Themen wie Datenschutz, Software- und Hardwarewartung oder Projektleistungen, werden erfasst. Zusätzlich werden Verträge mit Fristen versehen, um nötige Verlängerungen beziehungsweise Kündigungen im Blick zu behalten. Spannend wird es auch, wenn Verträge mit großen Anbietern verhandelt oder Audits durchgeführt werden. „Ziel ist es, die Kollegen anderer Abteilungen so gut wie möglich von administrativen Tätigkeiten zu entlasten, damit sie sich auf ihre Kernaufgaben fokussieren können.“ betont Patrick Meyer.
„Wir schaffen Transparenz, wissen also, wo welche Lizenzen ausgebracht sind und beobachten zusammen mit den Kollegen der anderen Abteilungen, welche Software zukünftig eingesetzt werden soll.“ sagt Petra Fening, Lizenzmanagerin im Fachbereich.
Produkte und Preise im Blick behalten - jeden Tag
Im Bereich Finanzen & Administration werden die Kosten der rund 300 Produkte der Schörghuber Corporate IT auf die einzelnen Unternehmen verteilt. Aufgrund der Vielzahl der eingesetzten Hardware und Software gestaltet sich dies als spannender, komplexer Prozess. Die regelmäßige Nachfrage bei den einzelnen Fachabteilungen der Kunden ist für die Controller die Basis für ihre Preiskalkulation und daher Tagesgeschäft.
